يعتبر نظام تحكم من أهم الأنظمة المستخدمة في شركة سيارة حيث أنه بمجرد الدخول عليه نستطيع معرفة جميع التفاصيل والوثائق الخاصة بطلب معين سواء كان مكتمل أم لا.
كيفية العمل على النظام:
مجرد تسجيل الدخول على النظام يتعين على المستخدم اختيار التبويب المناسب من القائمة الجانبية.
طلبات الكاش على النظام:
توضح الصورة أعلاه أنه بمجرد الدخول على خيار طلبات الكاش تظهر لنا شاشة تبحث تمكننا من الدخول على طلب معين من خلال رقم الطلب أو رقم إعلان السيارة في الموقع أو رقم جوال العميل المسجل على الطلب أو اسم العميل كما يمكن تحديد نوع السيارة (الماركة)، حالة السيارة جديدة أو مستخدمة وغيرها من الخيارات.
كما يوجد في صفحة البحث لوحة معلومات تظهر لنا عدد الطلبات الموجودة على كل مرحلة
من مراحل طلب شراء الكاش:
بعد الدخول على الطلب تظهر شاشة تحتوي على التفاصيل التالية:
1. المراحل التي يمر بها الطلب بدءاً من دخول العميل على إعلان السيارة وحتى يصبح الطلب مكتمل وهنا نستطيع معرفة المرحلة الحالية حيث تكون ملونة باللون الأخضر أما إذا كان الطلب ملغي يتم تظليل المرحلة التي تم الإلغاء خلالها باللون الأحمر كما يتم تظليل المراحل التي لم يتم إجراؤها من خلالنا باللون الرمادي.
2. الجزء التالي يظهر يظهر أربعة تبويبات رئيسية وهي:
معلومات العميل: رقم جوال العميل ،اسمه الرباعي، المدينة المتواجد فيها، جنسيته،نوع ورقم الهوية، تاريخ الولادة كما يحتوي هذا الجزء على معلومات الموظفين المسؤولين عن الطلب حسب كل مرحلة مثل موظف المبيعات،موظف خدمة العملاء، موظف الحجز، موظف التأمين،موظف الشحن،موظف التعقيب وأخيراً موظف المحاسبة.
تفاصيل السيارة:تحتوي على مصدر السيارة ورقم إعلان السيارة في الموقع بالإضافة إلى رقم اللوحة ومميزات السيارة
طلبات العميل: تحتوي على التذاكر المسجلة على رقم جوال العميل المسجل على الطلب
تفاصيل السعر: تشمل سعر التكلفة، سعر البيع، رسوم التسجيل والتوصيل، الإكسسورات والتأمين والضمان،المساعدة على الطريق والقيمة المضافة ، الخصومات والتعويضات وإجمالي المبلغ.
الجزء الأخير في الشاشة يحتوي على عدة تفاصيل وهي:
المكالمات: تظهر التواصل الحاصل مع العميل سواء من خلال خدمة العملاء أو مناديب المبيعات (مكالمات صادرة وواردة) على أن تكون على نفس الرقم المسجل في الطلب.
واتساب: تواصل الموظفين مع العميل من خلال الواتساب.
دفعات العميل :المبالغ المدفوعة من خلال العميل.
وثائق العميل:كل الوثائق الخاصة بالعميل مثل:هوية,رخصة,استمارة,بوليصة التأمين,البطاقة الائتمانية , الخ ,,,
وثائق أخرى:عادة يتم رفع طلب شراء السيارة من المورد أو المعرض في هذه الخانة .
فواتير المشتريات:فاتورة سيارة من التاجر.
وثائق المحاسبة:الوثائق المتعلقة بالأمور المالية الخاصة بإجراء داخلي لا علاقة للعميل به مثل التحويل للمورد.
ملاحظات: خانة مخصصة للموظفين لاضافة اي ملاحظات متعلقة بالإجراءات.
تحديثات على الطلب:تتيح معرفة التغييرات التي تحدث على الطلب مثل تغيير المرحلة او اضافة وثيقة جديدة.
بالنسبة لمحتويات النظام على طلبات التمويل الجديد والمستعمل فإن الشاشات هي نفسها الموجودة عند الكاش.